Hướng dẫn thủ tục xin Visa Công tác Nhật Bản

Hướng dẫn chi tiết cách xin Visa công tác Nhật Bản mới nhất. Đầy đủ thủ tục và hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản cần chuẩn bị. Là top 3 nền kinh tế hàng đàu thế giới với nền khoa học công nghệ phát triển, Nhật Bản là thị trường được nhiều doanh nghiệp Việt Nam đẩy mạnh hợp tác thông qua việc tham dự các hội nghị, triển lãm… Tuy nhiên, người Việt Nam hiện chưa được miễn visa đi công tác Nhật Bản. Do đó, nếu muốn sang Nhật với mục đích công tác thì bạn cần xem chi tiết Hướng dẫn cách xin visa công tác Nhật Bản của NhatBanAZ đầy đủ trong bài viết này.

| Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục xin visa du lịch Nhật Bản

Visa công tác Nhật Bản là gì?

Visa công tác Nhật Bản hay Visa thương mại là loại thị thực được cấp cho công dân Việt nam nhập cảnh vào Nhật Bản với mục đích:

• Công tác liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị – hội thảo, học tập không gồm thực hành, ký kết hợp đồng thương mại, dịch vụ sau bán hàng.
• Giao lưu văn hóa – học thuật.
• Giao lưu thể thao, tham gia dự thị…

Visa công tác Nhật Bản là visa ngắn hạn với thời gian tối đa là 90 ngày, bạn có quyền nhập cảnh Nhật Bản một lần duy nhất, thời gian lưu trú tối đa là 15 ngày.

Lưu ý: Visa đi công tác tại Nhật Bản không cấp cho người sang Nhật Bản thực hiện các hoạt động được trả thù lao, tiền lương, lao động.

Có mấy loại Visa công tác Nhật Bản

Visa công tác Nhật Bản bao gồm 2 loại chính, phụ thuộc vào mục đích nhập cảnh chia thành:

Visa thương mại 1 lần – Single: là loại visa lưu trú ngắn hạn có hiệu lực 1 lần.

• Đối tượng cấp visa: công dân có quốc tịch nước ngoài nhập cảnh Nhật Bản với mục đích như đã nêu ở trên.
• Thời hạn hiệu lực tối đa: 3 tháng.
• Thời gian lưu trú tối đa: 15 ngày.

Visa nhiều lần thương mại – Multiple: là loại visa lưu trú ngắn hạn có hiệu lực nhiều lần.

• Đối tượng cấp visa: nhân viên chính thức cảu các công ty Nhật, hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản, vợ/chồng/con/bố/mẹ (bao gồm bố mẹ của vợ/chồng) của nhân viên đó.
• Thời hạn hiệu lực tối đa: 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm.
• Thời gian lưu trú tối đa: 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày.

Lưu ý:

• Mặc dù là “Visa nhiều lần thương mại” nhưng từ lần thứ 2 nhập cảnh Nhật Bản trở đi, có thể nhập cảnh với mục đích thăm người quen bạn bè hoặc du lịch (khác với mục đích thương mại)
• Với visa thương mại Nhật Bản 5 năm, thời gian lưu trú mỗi lần là 30-dưới 90 ngày. Tuy nhiên điều kiện xin visa sẽ khắt khe hơn và tỷ lệ đậu sẽ khó hơn.

Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản mới nhất

Để được cấp visa đi công tác Nhật Bản, bạn phải đáp ứng đủ các điều kiện xin visa công tác Nhật Bản sau:

• Người xin visa phải có hộ chiếu còn hiệu lực và phải đảm bảo quyền lợi, tư cách quay trở lại nước xuất phát hoặc tái nhập quốc lại
  nước đang cư trú.
• Hồ sơ trình nộp để xin cấp visa phải đúng và chính xác.
• Hoạt động tại Nhật Bản của người xin cấp visa hoặc nhân thân hay vị trí của người xin cấp visa và thời hạn lưu trú của người xin visa phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được qui định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn (Điều lệ hành chính số 319 năm 1951. Sau đây gọi là “Luật xuất nhập cảnh”).
• Người xin visa không tương ứng với các mục của Khoản 1 Điều 5 Luật xuất nhập cảnh.

Thủ tục visa công tác Nhật Bản

Thủ tục xin visa đi công tác Nhật Bản gồm 5 bước chính, giai đoạn tốn nhiều thời gian và công sức cũng như tiền bạc nhất là bước chuẩn bị hồ sơ. Đây là bước quan trọng ảnh hưởng đến việc bạn có đậu visa hay không.

• Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản.
• Bước 2. Đặt lịch hẹn
• Bước 3. Nộp hồ sơ
• Bước 4. Nộp lệ phí
• Bước 5. Nhận kết quả.

Chi tiết quy trình thủ tục và kiểm tra kết quả xin visa Nhật Bản, bạn có thể xem thêm tại: Hướng dẫn xin visa Nhật Bản.

Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản đày đủ cần chuẩn bị

Với những người muốn xin visa đi công tác Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và sắp xếp hồ sơ theo thứ tự và nộp trực tiếp tại cửa sổ tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa của Phòng Lãnh Sự, Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc Đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ sẽ phát sinh riêng). Chi tiết cách khai visa công tác Nhật Bản được nêu cụ thể trong từng loại giấy tờ.

Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản 1 lần

Lưu ý:

• Trường hợp người xin visa chi trả kinh phí chuyến đi: Trình nộp hồ sơ ở mục【1】và【2】
• Trường hợp phía mời bên Nhật chi trả kinh phí chuyến đi: Trình nộp tất cả hồ sơ ở mục【1】,【2】và【3】

【1】Tài liệu người xin visa chuẩn bị

Hộ chiếu: bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối cùng của tờ khai visa, chữ ký người xin visa phải giống với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau ảnh ghi rõ họ tên.
• Hồ sơ không được tiếp nhận nếu ảnh có sự can thiệp chỉnh sửa.
• Hồ sơ cần xử lý trên máy và không được dập ghim.

Giấy xác nhận đang công tác: 1 bản gốc

• Ghi rõ vị trí công tác, thời gian công tác và mức lương.
• Hợp đồng lao động không được chấp nhận.
• Giấy xác nhận công tác cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi, Quyết định cử đi công tác hoặc Giấy phái cử v.v. (xem chi tiết ở mục bên dưới)

Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc):

• Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc
• Giấy phái cử
• Văn bản tương đương.

Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng “Giấy xác nhận đang công tác”.

Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc

• Vé tàu cũng được chấp nhận.
• Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.
• Hành trình là bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi. Không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm.

【2】Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị

Người bảo lãnh hoặc người mời chỉ giới hạn là công ty hoặc cơ quan – tổ chức chính phủ tại Nhật.

Giấy lý do mời: 1 bản gốc

• Trong phần Mục đích nhập cảnh, cần ghi hoạt động vụ thể tại Nhật Bản, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến”.
• Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, cần phải kèm theo danh sách người xin visa.
• Có thể trình nộp các tài liệu như: hợp đồng ký kết giữa công ty với nhau, văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch.

Lịch trình dự định: 1 bản gốc

• Phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm Lịch trình dự định. Nếu Đại sứ quán nhận định Lịch trình dự định được làm bởi phía người xin visa, thì sẽ từ chối cấp Visa.
• Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước, tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định.
• Lịch trình cần viết theo từng ngày (nhưng nếu có hoạt động tiến hành liên tục trong nhiều ngày thì trong mục ngày tháng năm có thể ghi “từ ngày tháng năm… đến ngày tháng năm…”).
• Với ngày cuối tuần, không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do”. Hãy ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể… và hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).

【3】Tài liệu phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả kinh phí

Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc

• Lưu ý, giấu chứng nhận bảo lãnh phải điền đầy đủ các mục, nếu bị thiếu bất kì mục nào cũng sẽ không được chấp nhận.

Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật: 1 trong các giấy tờ này (bản gốc)

• Bản sao đăng ký pháp nhân
• Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân)
• Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời)

Trong trường hợp, phía mời bên Nhật Bản đã niêm yết trên sàn chứng khoán thì có thể thay thế các giấy tờ trên bằng bản copy báo cáo theo quý “shikiho”.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật: tất cả các giấy tờ phải chỉn chu đặc biệt là thư mời gốc. Cần có thư bảo lãnh dù là công ty Nhật Bản hay công ty Việt Nam chi trả.

Hồ sơ xin visa đi công tác Nhật nhiều lần

Ngoài việc phải đáp ứng điều kiện chung khi xin visa Multiple Nhật Bản, thì bạn cần phải đáp ứng thêm một số điều kiện sau:

【1】 Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện C

Hộ chiếu: Bản gốc

• Hãy dán giấy đánh dấu vào trang hộ chiếu để chứng minh rằng mình từng đến Nhật.
• Trong trường hợp không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, thì có thể nộp kèm hộ chiếu cũ.

Giấy chứng nhận công tác của người xin visa: 1 bản gốc

• Ghi rõ chức vụ, thời gian công tác và mức lương.
• Hợp đồng với cơ quan trực thuộc sẽ Không được chấp nhận.
• Cần làm bằng cả tiếng Nhật và tiếng Anh.

Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc

• Giấy tờ do cơ quan trực thuộc cấp như quyết định cử đi công tác cũng được chấp nhận.

Tài liệu chứng minh “thỏa mãn điều kiện”

• Trường hợp ghi ở mục d và e của diện C, hãy đánh dấu vào hộ chiếu trang visa và dấu nhập cảnh chứng minh quá khứ 3 năm gần đây đã từng sang Nhật và các nước G7.
• Trường hợp không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới thì hãy nộp kèm cả hộ chiếu cũ.

【2】Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện D

Hộ chiếu: Bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, chữ ký của người xin visa phải giống với chữ ký trên hộ chiếu.

Địa chỉ nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Có thể trực tiếp nộp hồ sơ xin visa đi công tác Nhật Bản tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Hoặc nộp gián tiếp qua các Đại lý ủy thác gồm VFS Global và 14 đại lý du lịch.

• Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội: nếu bạn sinh sống khu vực các tỉnh thành từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc.
• Nộp hồ sơ xin visa tại Lãnh sứ quán Nhật Bản ở Thành phố Hồ Chí Minh: nếu bạn sinh sống khu vực các tỉnh thành từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào Nam.

Lưu ý: Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán không được nộp qua đường bưu điện, email hay Fax v.v

Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản

Phí xin thị thực visa công tác Nhật Bản gồm các khoản phí sau:

Phí xin visa công tác Nhật Bản. 

Lưu ý: Lệ phí làm visa đi Nhật ở trên áp dụng đối với hồ sơ được thụ lý từ 1/4/2023 đến 31/3/2024.

Ngoài những chi phí làm visa đi Nhật Bản để nộp cho cơ quan Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản. Thì bạn cũng có thể cần chuẩn bị thêm một số chi phí dịch thuật, công chứng, photo tài liệu, mua bảo hiểm… nếu có.

Để tiết kiệm thời gian, công sức phải lui tới cơ quan lãnh sự nhiều lần trong trường hợp hồ sơ bị thiếu giấy tờ, giấy đờ không đúng quy định… Thì bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ xin visa Nhật bản từ các công ty du lịch uy tín.

Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Thời gian xét duyệt tối thiểu là 07 ngày làm việc tính từ ngày tiếp theo sau ngày nhận hồ sơ (trừ các ngày thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ). Tuy nhiên, thời gian ra visa Nhật Bản có thể kéo dài trong một số trường hợp cần bổ sung hồ sơ, các đợt cao điểm Lãnh sự quán nhận quá nhiều hồ sơ.

Kinh nghiệm xin visa công tác Nhật Bản

Làm visa Nhật Bản theo giấy mời của công ty có dễ đậu visa hơn không

Thư mời là một trong những tài liệu bắt buộc mà phía Nhật Bản cần phải chuẩn bị để người nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản nộp cho Đại sứ quán/Lãnh sự quán xem xét và xét duyệt cấp visa nhập cảnh Nhật Bản. Do đó, thư mời sẽ có ảnh hưởng đến việc cấp visa công tác, có thể là ảnh hưởng tốt hoặc xấu tùy trường hợp.

Công ty tại Nhật Bản mà bạn sẽ đi công tác cần gửi một thư mời chính thức cho bạn. Thư này thường xác nhận mục đích công tác, thời gian dự kiến ở Nhật, và cam kết hỗ trợ tài chính nếu cần thiết.

Trượt visa công tác Nhật Bản có xin lại được không?

Khi trượt visa công tác Nhật Bản, bạn có thể xin lại visa với cùng một mục đích nhập cảnh sau 6 tháng kể từ ngày nhận được kết quả bị từ chối visa Nhật. Một số nguyên nhân có thể khiến bạn rớt visa đi công tác Nhật Bản:

• Hồ sơ không đầy đủ hoặc không chính xác
• Không đáp ứng các yêu cầu cụ thể của visa
• Thông tin không nhất quán hoặc không chính xác
• Lý do an ninh hoặc pháp lý (cơ quan cấp visa không công bố cụ thể).

Dịch vụ xin visa công tác Nhật Bản NhatBanAZ

Bạn đang muốn đến Nhật Bản để tham gia các hội nghị, các cuộc đàm phán thương mại, ký kết hợp đồng hoặc tham gia các khóa đào tạo kinh tế chuyên sâu. Bạn muốn tiết kiệm thời gian dành cho các thủ tục lằng nhằng để tập trung chuẩn bị cho công việc quan trọng của mình. Dịch vụ xin visa công tác Nhật Bản tỷ lệ đậu cao của NhatBanAZ sẽ là lựa chọn hoàn hảo giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức.

Liên hệ tư vấn visa miễn phí cùng dịch vụ: Tư vấn visa đi Nhật

NhatBanAZ là công ty du lịch chuyên thị trường Nhật Bản hơn 16 năm kinh nghiệm, nằm trong danh sách các công ty chỉ định bởi Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. NhatBanAZ cung cấp dịch vụ xin visa công tác Nhật Bản đảm bảo:

• Cam kết tỷ lệ đấu đến 98,6%
• Đảm bảo uy tín – chính xác – nhanh chóng
• Tư vấn miễn phí, hỗ trợ nhiệt tình.

Kiểm tra tỷ lệ đậu Visa nhanh chóng và miễn phí với công cụ: Tự kiểm tra tỷ lệ đậu visa Nhật Bản